2025. 12. 14.
학원운영
필라테스창업
1인기업
고객관리
"회원님 자세 잡아드리고 있는데 전화벨이 울려요. 받을 수도 없고, 안 받자니 신규 문의 같아서 불안하고..."
"수업 끝나고 3시간 뒤에 콜백 했더니, 이미 다른 학원에 등록했다고 하네요."
"예약해놓고 당일에 연락 두절되는 '노쇼(No-Show)', 진짜 맥이 탁 풀립니다."
대표님 자체가 곧 상품인 필라테스/PT 원장님, 입시/유학 컨설턴트, 심리상담 센터장님.
대표님이 수업에 집중하는 그 1시간 동안, 우리 비즈니스의 미래 매출이 전화벨과 함께 사라지고 있다는 사실을 아시나요?
직원을 쓰자니 하루에 몇 통 안 오는 전화 때문에 월급 주기가 아깝고, 직접 하자니 수업 퀄리티가 떨어집니다.
이러한 케이스에는 월급 0원, 불평 없이 24시간 대기하는 'AI 무인 비서 시스템'을 제안합니다.
단순 부재중 문자가 아닙니다.
대표님의 캘린더를 직접 보고 빈 시간을 찾아 예약까지 확정하는 시스템입니다.
무인 비서 & 노쇼 방어
이 시스템의 핵심은 [실시간 캘린더 조회]와 [집요한 리마인드]입니다.
AI 자동화를 통해 고객이 "기다리지 않게" 만들고, 예약된 고객은 "까먹지 않게" 만듭니다.
"지금 통화 안 돼요" 대신 "이때 어떠세요?"
수업 중 걸려온 전화를 놓치지 않고,
AI가 즉시 캘린더를 확인해 '상담 가능한 시간'을 제안합니다.
부재중 전화 / 상담 신청 폼 감지:
수업 중이라 전화를 못 받거나, 웹사이트에서 상담 신청이 들어옴.
Google Calendar 조회 (Get Available Slots):
시스템이 대표님의 구글 캘린더를 실시간으로 조회합니다.
"오늘 오후 2시~4시는 수업 있음. 5시는 비어 있음."
AI 맞춤형 알림톡 발송:
단순한 "나중에 연락드릴게요"가 아닙니다.
"안녕하세요, 수업 중이라 통화가 어렵습니다. 대신 가장 빠른 상담 가능 시간을 알려드려요.
[오늘 5시, 내일 2시] 중 언제 편하세요?"
즉각적인 고객 반응:
고객은 막연히 기다리는 대신, 제시된 시간 중 하나를 선택해 답장합니다.
이 과정에서 이탈률이 획기적으로 줄어듭니다.
일정 확정 및 캘린더 자동 등록
문자로 시간 조율하느라 핑퐁(Ping-Pong)할 필요 없이,
예약이 확정되면 캘린더에 꽂힙니다.
고객의 시간 선택 답변:
"오늘 5시로 할게요."
OpenAI (Intent Parsing):
AI가 고객 답변에서 날짜와 시간을 추출합니다.
Google Calendar 등록:
대표님 캘린더에 '[신규상담] 김OO님 (010-XXXX-XXXX)' 일정이 자동으로 생성됩니다.
상담 확정 안내 발송:
"예약이 확정되었습니다. 오시는 길과 주차 안내를 보내드립니다."
노쇼(No-Show) 원천 차단
예약해놓고 잊어버리는 고객이 없도록, Wait Node(대기 기능)가 끝까지 챙깁니다.
Wait Node (타임머신 기능):
예약이 확정된 순간, 시스템은 '상담 시작 24시간 전'까지 잠시 잠듭니다(Wait).
D-1 리마인드:
상담 하루 전이 되면 시스템이 깨어나 알림을 보냅니다.
"내일 5시에 상담 예약되어 있습니다. 변동 사항 있으시면 미리 말씀해 주세요."
Wait Node (2차 대기):
다시 '상담 1시간 전'까지 대기합니다.
D-Hour 리마인드 (Critical):
상담 직전, 결정적인 알림을 보냅니다.
"원장님이 상담 준비를 마치고 기다리고 계세요. 조심히 오세요! (오시는 길 약도 재전송)"
이 마지막 알림이 노쇼 확률을 90% 이상 낮춥니다.
왜 '단순 예약 링크(Calendly)'보다 좋을까요?
"그냥 예약 링크 던져주면 되지 않나요?"
한국 정서에 맞는 '접객':
낯선 링크를 툭 던지는 것보다, 카톡/문자로 대화하듯이 시간을 제안해 주는 것이 훨씬 친절하게 느껴집니다.
이탈 방지:
고객은 링크를 누르고 들어가서 빈 시간을 찾는 과정을 귀찮아합니다.
AI가 "이때 시간 비는데 어떠세요?"라고 콕 집어 제안해 주면 고민할 필요가 없습니다.
복합적인 스케줄 관리:
"매주 수요일 오전은 개인 운동이라 제외", "주말은 기존 회원 보강만 가능" 같은 복잡한 원장님만의 규칙을 AI 자동화 시스템에 반영할 수 있습니다.
수업에만 집중하세요.
나머지는 시스템이 합니다.
원장님의 시간당 가치는 수업을 할 때 가장 높습니다.
일정 조율하고, 노쇼 걱정하는 '행정 업무'는 시스템에게 맡기세요.
"수업 중에 저절로 상담 예약이 잡히는 마법"
일랩이 원장님의 소중한 수업 시간을 지켜드립니다.